Ред. 01.10.2021

1. Участниками мероприятий могут выступать совершеннолетние дееспособные граждане, приглашенные Фондом развития МСП или оргкомитетом от имени Фонда развития МСП.
2. Отбор участников, приглашаемых Фондом или оргкомитетом, осуществляется на основании решения Фонда или оргкомитета, в т.ч. на основании заявок, поданных кандидатами для участия в мероприятии, с учетом их профессиональной деятельности и ее соответствия установленным Фондом критериям и целям мероприятия.
3. При переписке с оргкомитетом по вопросам участия в мероприятии рекомендуется:
3.1. Включать в сообщениях историю переписки по теме переписки;
3.2. Указывать ФИО и регион участника/кандидата/заявителя;
3.3. Указывать даты мероприятия, по поводу которого направляется сообщение в оргкомитет.
Оргкомитет вправе оставить без ответа сообщения, полученные без соблюдения указанных рекомендаций.
4. Условия организации участия в мероприятии:
4.1. Участие в мероприятии является бесплатным (безвозмездным) для участников при соблюдении ими настоящих Условий.
4.2. При организации мероприятий Фонд и оргкомитет на свое усмотрение выбирают параметры необходимых для обеспечения участия в мероприятии услуг, руководствуясь принципами экономичности, целесообразности и оптимальности по сочетанию цена/качество и цена/время. Предпочтения по рейсам, расписанию и видам транспорта могут учитываться, но решение остается за оргкомитетом; проезд участников планируется и организуется исходя из необходимости сократить время проезда и время всей поездки, минимизировать время отсутствия участника в месте своего проживания/работы в дни отъезда/возвращения.
4.3. В рамках мероприятия соответствующие услуги предоставляются согласно следующим классам обслуживания, если отсутствуют причины для исключений: проживание в отеле в России – с категорией 3* или 4* по данным Федерального перечня туристских объектов; проживание в отеле за рубежом – с рейтингом 3* или 4* по данным публичных систем бронирования; авиаперелет – эконом-класс прямым рейсом (при наличии, в ином случае с минимальным числом пересадок и с наименьшим временем стыковок); на рейсах авиакомпаний-лоукостеров – при перелете не более 5 часов; проезд на поезде – СВ или купе; проезд на поезде типа Сапсан – класс не выше «эконом+». Решение о выборе класса обслуживания или о повышении класса сверх указанных в настоящем пункте принимается оргкомитетом.
4.4. Размещение в отеле: услуги проживания предоставляются иногородним участникам в дни проведения мероприятия с заселением до 1 дня до начала (или ранее – в зависимости от доступных рейсов), при необходимости с возможностью раннего заезда (если между временем прибытия рейса и стандартным временем заселения более 5 часов или если между временем прибытия ночного рейса (с отправлением до 6 утра) и стандартным временем заселения более 3 часов), с выселением в день окончания, при необходимости с возможностью позднего выезда (если между стандартным временем выселения и временем отбытия рейса более 8 часов) или дополнительных суток после окончания мероприятия (или более – в зависимости от доступных рейсов).
4.5. Участник вправе запросить более ранний приезд (рейс) в город проведения мероприятия или более поздний обратный отъезд (рейс) – путем указания своих предпочтений по рейсам при подаче своей заявки на участие. Если стоимость обоих рейсов не превышает стоимости рейсов, выбранных оргкомитетом (с учетом п. 4.2), стоимость таких билетов может быть возмещена участнику после мероприятия. В ином случае оргкомитет уведомляет участника о превышении стоимости запрошенных рейсов и лимите суммы, подлежащей возмещению.
Если участник готов оплатить разницу за свой счет, то участник самостоятельно приобретает билеты и получает от оргкомитета возмещение в пределах установленного лимита после мероприятия. При неявке на мероприятие по любой причине расходы не возмещаются.
4.6. Проезд (перелет) между городом места проведения мероприятия и разными городами отъезда и возвращения предоставляется/возмещается по решению оргкомитета на основе анализа целей замены города вылета/возвращения и стоимости соответствующего проезда (перелета).
4.7. Трансферы между местом проведения мероприятия / отелем и аэропортом/вокзалом предоставляются или возмещаются за проезд на поездах и общественном транспорте кроме такси. В ночное время или в нерабочее для общественного транспорта время, или при удаленном (>1 км.) расположении отеля/места проведения от вокзалов/станций метро может быть предоставлен или возмещен такси-трансфер.
4.8. Такси-трансферы между аэропортом/вокзалом и местом отправления в населенных пунктах отправления/проживания участников возмещаются: если место отправления участника находится в отдаленном нас. пункте от аэропорта/вокзала с ограниченной доступностью общественного транспорта, или проезд на общественном транспорте превышает 1,5 часа, или при отсутствии общественного транспорта, в ночное время или в нерабочее для общественного транспорта время.
4.9. (Исключение из пп.4.7-4.8) Участники с ограниченными физическими возможностями, а также оказавшиеся в непредвиденной дорожно-транспортной ситуации, вправе запросить возмещение такси-трансфера с указанием причины потребности в трансфере.
4.10. Возмещение расходов на проезд общественным транспортом, кроме такси согласно п.4.8, в населенных пунктах отправления/проживания участников и на проезд на собственном транспорте не производится.
4.11. Питание: для иногородних участников в дни мероприятия предоставляется 3х-разовое питание (в дни заезда/выезда – в зависимости от времени заезда/выезда в отель и с учетом п. 4.12). При этом учитывается питание, предоставляемое перевозчиком. При заезде в отель после 09-00 завтрак не предоставляется. При заезде в отель до 09-00 и наличии брони проживания с предыдущего дня завтрак включен.
4.12. Питание для участников, прибывающих раньше по собственной инициативе при наличии более поздних рейсов или отбывающих позже по собственной инициативе при наличии более ранних рейсов, предоставляется с учетом времени прибытия/отбытия доступных рейсов, которые были бы выбраны организаторами, а не фактического времени прибытия/отбытия выбранных участниками рейсов.
4.13. Отсутствие на мероприятии допускается только по уважительным причинам, таким как состояние здоровья, необходимость срочного отбытия с мероприятия по причинам, связанным с чрезвычайными и непредвиденными личными обстоятельствами. Отъезд с мероприятия до его окончания в связи с расписанием междугороднего транспорта в Москве допускается не более чем за 4,5 часа до вылета самолета и за 1,5 часа до отправления поезда.
4.14. В случае неявки (частичной неявки) участника на мероприятие без уважительных причин и без уведомления оргкомитета считается, что участник воспользовался поездкой в частных или профессиональных (не связанных с мероприятием) целях. В этом случае Фонд оставляет за собой право предъявить участнику к возмещению расходы по обеспечению участия участника в мероприятии в объеме, пропорциональном времени отсутствия, с предоставлением финансовых документов, подтверждающих расходы. Вместо требования о возмещении Фонд вправе уменьшить на соответствующую сумму размер финансирования по действующим с работодателем участника договорам пожертвования. Фонд также вправе отказать участнику в участии в других мероприятиях в течение неограниченного времени.
4.15. После направления заявки дополнительные и специальные услуги, не запрошенные в заявке явным образом (специальные потребности, особый маршрут, ограничения по питанию и т.п.) не предоставляются или предоставляются по согласованию. Изменение услуг, вытекающих из заявки, после истечения срока ее подачи может осуществляться в сторону их сокращения и уменьшения их стоимости.
5. Порядок возмещения транспортных расходов, предусмотренных пп. 4.5-4.9, а также иных непредвиденных расходов:
5.1. Возмещению подлежат расходы участников, предусмотренные настоящими Условиями или согласованные с оргкомитетом, по которым предъявлены кассовые (фискальные) чеки, а также копии проездных документов (для авиа- и ж/д билетов).
5.2. Документы для возмещения расходов должны быть предъявлены не позднее 5 рабочих дней после дня окончания мероприятия одним комплектом путем их подачи через онлайн-форму.
5.3. Получателем возмещения может быть только участник мероприятия, предоставивший в срок требуемые документы и информацию, в т.ч. БИК банка, 16-значный номер карты или 20-значный номер расчетного счета получателя-физлица.
5.4. Расходы на такси-трансфер, предоставленный транспортными компаниями кроме Яндекс.Такси, возмещаются в пределах расчетной стоимости трансфера класса «Эконом» по данным Яндекс.Такси – https://taxi.yandex.ru +10%, тарифы которого берутся за основу расчетов.
5.5. Срок возмещения – до 10 рабочих дней после получения всех требуемых данных и комплекта документов.
6. Оргкомитет обязуется в пределах своей компетенции предоставить безопасные условия для проведения мероприятия, обеспечить надлежащее техническое оснащение места проведения мероприятия, своевременно предоставить проездные документы, осуществлять связь с участниками указанными в приглашении средствами связи, учитывать обоснованные и разумные пожелания участников, обеспечить покрытие целесообразных расходов поставщикам в отношении услуг, необходимых для обеспечения участия в мероприятии, соблюдать требования по защите персональных данных.
7. Оргкомитет не занимается организацией или предоставлением участникам других услуг, кроме необходимых для обеспечения участия в мероприятии, или услуг за рамками времени поездки, необходимого для участия в мероприятии, или в частных целях.
8. Оргкомитет не осуществляет оплату страхования медицинских или иных непредусмотренных расходов участников, являющихся гражданами страны места проведения мероприятия. Участники должны иметь оформленный полис обязательного медицинского страхования и обращаться за медицинской помощью в общем порядке, определенном государством и страховщиком для таких случаев.
9. Оргкомитет не заверяет командировочные удостоверения (с учетом действующей редакции Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”). Для заверения командировочных удостоверений рекомендуется обращаться к администрации места проведения (отеля, конференц-центра).
10. Посторонние лица, в т.ч. сопровождающие приглашенных участников, без согласования с оргкомитетом в место проведения мероприятия не допускаются и должны ожидать в местах общего пользования вне конференц-пространства мероприятия. Несовершеннолетние граждане могут присутствовать (участвовать) в мероприятиях только по согласованию с оргкомитетом и в сопровождении уполномоченных взрослых, которые должны иметь при себе и по требованию оргкомитета предъявить документы, подтверждающие такие полномочия, а также нести всю ответственность за несовершеннолетних участников.
11. Участник мероприятия, получивший приглашение к участию и выразивший согласие принять участие в мероприятии, обязан:
11.1. Своевременно, достоверно и в полном объеме передавать Фонду/оргкомитету по его требованию свои актуальные персональные данные в объеме, необходимом для отбора участников и бронирования соответствующих услуг (ФИО, пол, номер паспорта, дата рождения, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, адрес проживания, место работы, должность, сведения о профессиональной деятельности), а также сообщать об изменениях таких данных, имеющих место до окончания поездки;
11.2. Предоставлять Фонду/оргкомитету и уполномоченным им лицам по их требованию письменное согласие на обработку своих персональных данных, указанных в п. 11.1;
11.3. Самостоятельно и за свой счет исправлять/устранять последствия указания недостоверных или неактуальных сведений или поданных в неполном виде или несвоевременно;
11.4. Регулярно проверять электронную почту, указанную в заявке на участие, и своевременно реагировать на сообщения от оргкомитета;
11.5. Присутствовать на мероприятии все время его работы в соответствии с его программой/расписанием и/или объявлениями ведущих и/или оргкомитета о времени его работы, а в случае невозможности присутствия уведомить представителя оргкомитета о времени и причинах отсутствия;
11.6. Принимать активное участие в мероприятии, руководствоваться решениями оргкомитета и ведущих в ходе проведения мероприятия, соблюдать регламент мероприятия, способствовать достижению целей и задач мероприятия, уважать мнения других участников мероприятия, использовать полученную на мероприятии информацию для развития собственных профессиональных знаний и навыков;
11.7. Соблюдать правила перевозчиков, отеля и других служб, задействованных при оказании организационно-транспортных и иных услуг для обеспечения участия в мероприятии и его проведения;
11.8. Возмещать стороне, которой причинен ущерб или убыток, затраты на возмещение такого ущерба/убытка, имеющего место по вине участника;
11.9. Незамедлительно уведомлять оргкомитет об отказе от каких-либо услуг/бронирований, предоставленных для обеспечения участия в мероприятии, и о любых существенных изменениях параметров своей поездки в части, организованной/предоставленной оргкомитетом или затрагивающей услуги, предоставленные оргкомитетом.
12. Расходы и оплаченные услуги, имеющие место в связи с организацией участия в мероприятии, не образуют доход участника в натуральной форме, не являются материальной выгодой и не составляют налогооблагаемую базу по НДФЛ, т.к. не осуществляются в интересах участника-физлица, а производятся в общеполезных целях в соответствии с уставом некоммерческой организации – плательщика, а участие в мероприятии служит достижению таких целей (с учетом п.2 ст.211 НК РФ).
13. Настоящие условия действуют в отношении мероприятий, объявления о которых и приглашения на которые содержат ссылку на данные Условия, опубликованные на сайте Фонда по адресу: https://spdfund.org/travel-conditions/