Ред. 09.02.2021

1. Участниками мероприятий могут выступать совершеннолетние дееспособные граждане, приглашенные Фондом развития МСП или оргкомитетом от имени Фонда развития МСП. Несовершеннолетние граждане могут участвовать в мероприятиях только в сопровождении уполномоченных взрослых, которые должны иметь при себе и по требованию оргкомитета предъявить документы, подтверждающие такие полномочия, а также нести всю ответственность за несовершеннолетнего участника.
2. Отбор участников, приглашаемых Фондом или оргкомитетом, осуществляется на основании решения Фонда или оргкомитета, в т.ч. на основании заявок, поданных кандидатами для участия в мероприятии, с учетом их профессиональной деятельности и ее соответствия уставным целям Фонда и целям мероприятия.
3. При переписке с оргкомитетом по вопросам участия в мероприятии рекомендуется:
3.1. Включать в сообщениях историю переписки;
3.2. Указывать ФИО участника/кандидата;
3.3. Указывать даты мероприятия, по поводу которого направляется сообщение в оргкомитет.
Оргкомитет вправе оставить без ответа сообщения, полученные без соблюдения указанных рекомендаций.
4. Условия организации участия в мероприятии:
4.1. Участие в мероприятии является бесплатным (безвозмездным) для участников при соблюдении ими настоящих Условий.
4.2. При организации мероприятий Фонд и оргкомитет выбирают параметры необходимых для обеспечения участия в мероприятии услуг, руководствуясь принципами экономичности, целесообразности и оптимальности по сочетанию цена/качество и цена/время. По умолчанию, если отсутствуют иные факторы и предпочтения, проезд участников планируется и организуется исходя из необходимости сократить время проезда и время всей поездки, минимизировать время отсутствия участника в месте своего проживания/работы в дни отъезда/возвращения.
4.3. В рамках мероприятия соответствующие услуги предоставляются согласно следующим классам обслуживания: проживание в отеле в России – с категорией 3* или 4* по данным Федерального перечня туристских объектов; проживание в отеле за рубежом – с рейтингом 3* или 4* по данным публичных систем бронирования; авиаперелет – эконом-класс прямым рейсом (при наличии, в ином случае с минимальным числом пересадок и с наименьшим временем стыковок); на рейсах авиакомпаний-лоукостеров – при перелете не более 5 часов; проезд на поезде – СВ или купе; проезд на поезде типа Сапсан – класс не выше «эконом+». Решение о выборе класса обслуживания или о повышении класса сверх указанных в настоящем пункте принимается оргкомитетом.
4.4. Размещение в отеле: услуги проживания предоставляются иногородним участникам в дни проведения мероприятия и при необходимости с возможностью раннего заезда (если между временем прибытия рейса и стандартным временем заселения более 5 часов, а также для прибывающих ночными рейсами (с отправлением до 6 утра) длительностью более 5 часов независимо от времени прибытия) или дополнительных суток до дня начала мероприятия (в зависимости от доступных рейсов), а также с возможностью позднего выезда (если между стандартным временем выселения и временем отбытия рейса более 8 часов) или дополнительных суток после окончания мероприятия (в зависимости от доступных рейсов).
4.5. Участник вправе запросить более ранний приезд (рейс) в город проведения мероприятия или более поздний обратный отъезд (рейс) – путем указания своих предпочтений по рейсам в соответствующем поле заявки. Если стоимость обоих рейсов не превышает стоимости рейсов, выбранных оргкомитетом (с учетом п. 4.2), такие билеты могут быть предоставлены. В ином случае оргкомитет уведомляет участника о превышении стоимости запрошенных рейсов и сумме превышения.
Если участник готов оплатить разницу за свой счет, то участник самостоятельно приобретает билеты и получает от оргкомитета возмещение в пределах установленного лимита.
4.6. Проезд между городом проведения мероприятия и разными городами отъезда и возвращения предоставляется/возмещается по решению оргкомитета на основе анализа целей замены города вылета/возвращения и стоимости соответствующего проезда.
4.7. Внутригородские трансферы в городе проведения мероприятия во время работы общественного транспорта предоставляются или возмещаются за проезд между городом и аэропортом/вокзалом – на поездах Аэроэкспресса и общественном транспорте кроме такси, в ночное время суток или при удаленном расположении отеля/места проведения от станций метро может быть предоставлен или возмещен такси-трансфер.
4.8. (Исключение из п.4.7) Участник с ограниченными физическими возможностями вправе запросить предоставление или возмещение такси-трансфера в соответствующем поле своей заявки на участие с указанием причины потребности в трансфере.
4.9. Такси-трансферы между аэропортом/вокзалом и городом/местом отправления в городах отправления участников предоставляются или возмещаются: если место отправления участника находится в отдаленном нас. пункте от аэропорта/вокзала с ограниченной доступностью общественного транспорта, или проезд на общественном транспорте превышает 1,5 часа, или при отсутствии общественного транспорта, в ночное время или в нерабочее для общественного транспорта время, или для участников с ограниченными физическими возможностями. Участник вправе запросить предоставление или возмещение такси-трансфера в месте отправления в соответствующем поле своей заявки на участие с указанием причины потребности в трансфере.
4.10. Возмещение расходов на проезд общественным транспортом в городе отправления и на проезд на собственном транспорте не производится.
4.11. Питание: для иногородних участников в дни мероприятия предоставляется 3х-разовое питание (в дни заезда/выезда – в зависимости от времени заезда/выезда в отель и с учетом п. 4.12). При этом учитывается питание, предоставляемое перевозчиком. При заезде в отель после 09-00 завтрак не предоставляется. При заезде в отель до 09-00 и наличии брони проживания с предыдущего дня завтрак включен.
4.12. Питание для участников, прибывающих раньше по собственной инициативе при наличии более поздних рейсов или отбывающих позже по собственной инициативе при наличии более ранних рейсов, предоставляется с учетом времени прибытия/отбытия доступных рейсов, которые были бы выбраны организаторами, а не фактического времени прибытия/отбытия выбранных участниками рейсов.
4.13. Отсутствие на мероприятии допускается только по уважительным причинам, таким как состояние здоровья, необходимость срочного отбытия с мероприятия по причинам, связанным с чрезвычайными и непредвиденными личными обстоятельствами. Отъезд с мероприятия до его окончания в связи с расписанием междугороднего транспорта в Москве допускается не более чем за 4 часа до вылета самолета и за 1,5 часа до отправления поезда.
4.14. В случае неявки (частичной неявки) участника на мероприятие без уважительных причин и без уведомления оргкомитета считается, что участник воспользовался поездкой в частных или профессиональных (не связанных с целями мероприятия) целях. В этом случае Фонд оставляет за собой право предъявить участнику или его работодателю (в зависимости от обстоятельств отсутствия на мероприятии) к возмещению расходы по обеспечению участия участника в мероприятии в объеме, пропорциональном времени отсутствия, с предоставлением финансовых документов, подтверждающих расходы. Вместо требования о возмещении у работодателя Фонд вправе уменьшить на соответствующую сумму размер финансирования по действующим с данным работодателем – юридическим лицом договорам пожертвования. Фонд также вправе отказать участнику в участии в других мероприятиях в течение неограниченного времени.
4.15. После направления заявки дополнительные услуги, не указанные в заявке (трансферы, специальные потребности по питанию и пр.) не предоставляются или предоставляются по согласованию. Изменение услуг, вытекающих из заявки, после истечения срока ее подачи может осуществляться только в сторону уменьшения их стоимости.
5. Порядок возмещения расходов, предусмотренного пп. 4.5-4.9:
5.1. Возмещению подлежат расходы, на которые предъявлены кассовые (фискальные) чеки, а также копии проездных документов (для авиа- и ж/д билетов).
5.2. Документы для возмещения расходов должны быть предъявлены не позднее 5 рабочих дней после дня окончания мероприятия одним комплектом путем направления их сканов на электронную почту logistics@spdfund.org .
5.3. Комплект документов должен сопровождаться следующей информацией:
– ФИО получателя полностью (получателем возмещения может быть только пассажир-участник мероприятия);
– маршрут с указанием адресов отправления и назначения – для такси-трансфера;
– БИК банка;
– 16-значный номер карты или 20-значный номер расчетного счета.
5.4. Расходы на такси-трансфер возмещаются тем участникам, кто в своей заявке указал потребность в трансфере и причину такой потребности, если соблюдено одно из условий потребности в трансфере: пп. 4.8-4.9.
5.5. Расходы на такси-трансфер, предоставленный транспортными компаниями кроме Яндекс.Такси, возмещаются в пределах расчетной стоимости трансфера класса «Эконом» по данным Яндекс.Такси – https://taxi.yandex.ru +10%, тарифы которого берутся за основу расчетов.
5.6. Срок возмещения – до 10 рабочих дней после получения всех требуемых данных и комплекта документов в одном сообщении.
6. Оргкомитет обязуется в пределах своей компетенции предоставить безопасные условия для проведения мероприятия, обеспечить надлежащее техническое оснащение места проведения мероприятия, своевременно предоставить проездные документы, осуществлять связь с участниками указанными в приглашении средствами связи, учитывать обоснованные и разумные пожелания участников, обеспечить покрытие целесообразных расходов поставщикам в отношении услуг, необходимых для обеспечения участия в мероприятии, соблюдать требования по защите персональных данных.
7. Оргкомитет не занимается организацией или предоставлением участникам других услуг, кроме необходимых для обеспечения участия в мероприятии, или услуг за рамками времени поездки, необходимого для участия в мероприятии, или в частных целях.
8. Оргкомитет не осуществляет оплату страхования медицинских или иных непредусмотренных расходов участников, являющихся гражданами страны места проведения мероприятия. Участники должны иметь оформленный полис обязательного медицинского страхования и обращаться за медицинской помощью в общем порядке, определенном государством и страховщиком для таких случаев.
9. Оргкомитет не заверяет командировочные удостоверения (с учетом действующей редакции Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”). Для заверения командировочных удостоверений рекомендуется обращаться к администрации места проведения (ресепшен отеля).
10. Посторонние лица, в т.ч. сопровождающие приглашенных участников, без согласования с оргкомитетом в место проведения мероприятия не допускаются и должны ожидать в местах общего пользования вне конференц-пространства мероприятия.
11. Участник мероприятия, получивший приглашение к участию и выразивший согласие принять участие в мероприятии, обязан:
11.1. Своевременно, достоверно и в полном объеме сообщать Фонду/оргкомитету по его требованию свои актуальные персональные данные в объеме, необходимом для отбора участников и бронирования соответствующих услуг (ФИО, пол, номер паспорта, дата рождения, номер мобильного телефона, адрес проживания, место работы, должность, сведения о профессиональной деятельности), а также изменения таких данных, имеющие место до окончания поездки;
11.2. Предоставлять Фонду/оргкомитету и уполномоченным им лицам по их требованию письменное согласие на обработку своих персональных данных, указанных в п. 11.1;
11.3. Самостоятельно и за свой счет исправлять/устранять последствия указания недостоверных или неактуальных сведений или поданных в неполном виде или несвоевременно;
11.4. Регулярно проверять электронную почту, указанную в заявке на участие, и своевременно реагировать на сообщения от оргкомитета;
11.5. Присутствовать на мероприятии все время его работы в соответствии с его программой/расписанием и/или объявлениями ведущих и/или оргкомитета о времени его работы, а в случае невозможности присутствия уведомить представителя оргкомитета о времени и причинах отсутствия;
11.6. Принимать активное участие в мероприятии, руководствоваться решениями оргкомитета и ведущих в ходе проведения мероприятия, соблюдать регламент мероприятия, способствовать достижению целей и задач мероприятия, уважать мнения других участников мероприятия, использовать полученную на мероприятии информацию для развития собственных профессиональных знаний и навыков;
11.7. Соблюдать правила перевозчиков, отеля и других служб, задействованных при оказании организационно-транспортных и иных услуг для обеспечения участия в мероприятии и его проведения;
11.8. Возмещать стороне, которой причинен ущерб или убыток, затраты на возмещение такого ущерба/убытка, имеющего место по вине участника;
11.9. Незамедлительно уведомлять оргкомитет об отказе от каких-либо услуг/бронирований, предоставленных для обеспечения участия в мероприятии, и о любых существенных изменениях параметров своей поездки в части, организованной/предоставленной оргкомитетом или затрагивающей услуги, предоставленные оргкомитетом.
12. Настоящие условия публикуются на сайте Фонда по адресу: https://spdfund.org/travel-conditions/